Para operar un negocio exitoso, debe estar al tanto de su cadena de suministro, pero puede ser difícil monitorear todo lo que sucede.
En el proceso de recepción y envío de productos y materiales, hay muchas oportunidades en el camino que pueden dejar a su empresa abierta al fraude, incluido el robo de empleados, productos falsificados y proveedores deshonestos.
Sin embargo, la mayoría de las empresas subestiman la profundidad del escrutinio de sus procesos, a pesar de las duras consecuencias del fraude en la cadena de suministro. Para ayudar a minimizar el fraude, muchas empresas cuentan con prácticas de detección de fraude.
Medidas preventivas
Aunque el fraude nunca se puede eliminar, puede reducir el riesgo siendo proactivo y preventivo de manera significativa:
Comunicación: Al comunicar que la integridad es un valor no negociable a través de una declaración de misión, un manual y otros métodos de comunicación, la organización puede enorgullecerse de su integridad.
Tenga cuidado con el fraude interno: Algunos profesionales están tan absortos en maximizar las operaciones que descuidan la fuga de ganancias por fraude interno y el impacto de las relaciones con sus proveedores en su reputación, marca y resultados financieros.
Contrata a las personas adecuadas: Los procesos de contabilidad y adquisiciones se pueden automatizar, pero aún dependen de las personas. Es esencial dividir los deberes en tareas separadas para que ninguna persona pueda controlar una transacción completa. Esto asegurará que ningún individuo sea responsable de todo el proceso. Los empleados que transfieran divisiones o se trasladen a otra parte de la empresa deben retirar sus permisos y autorizaciones anteriores. Esto evita que los empleados accedan incorrectamente a la información de la empresa.
Sepa con quién está tratando: Para asegurarse de que sus fabricantes y proveedores no tengan posibles conflictos de intereses y sean de buena reputación, realice verificaciones exhaustivas de antecedentes y debida diligencia de integridad antes de firmar un acuerdo de asociación con ellos. Antes de participar en cualquier actividad comercial, también debe verificar si los suministros son financieramente estables. Los mejores proveedores no se avergonzarán de establecer políticas transparentes de inventario y seguimiento de activos, y estarán dispuestos a trabajar duro para resolver malentendidos y mejorar las relaciones.
Controles de calidad: En los casos en que el proveedor esté ubicado en un país como China y sea responsable de suministrar productos terminados a una empresa fuera del país, es posible que el proveedor no requiera mucha supervisión. Por lo tanto, son libres de aprovechar varios esquemas que entren en conflicto con los intereses del comprador.
No saque conclusiones precipitadas. El descubrimiento de facturas duplicadas a través de su proceso de análisis podría explicarse de varias maneras diferentes. Hay momentos en que se cometen errores honestos, así que asegúrese de hacer preguntas antes de señalar con el dedo.
Tome el control de su almacén y activos: El uso de software de seguimiento de activos y códigos de barras puede reducir los robos por parte de los empleados. Puede realizar un seguimiento de sus compras e inventario utilizando herramientas como el seguimiento de activos, que le permite ver dónde está cada artículo, cómo llegó allí y quién tuvo acceso a él por última vez. Como resultado, es más difícil para los empleados robar artículos del inventario sin que se den cuenta. No solo es posible monitorear a los empleados con tecnología de código de barras y políticas efectivas, sino que también es posible ahorrar tiempo al ingresar datos, rastrear inventario y preparar pronósticos.
Para Concluir
En última instancia, eliminar el fraude en la cadena de suministro es una tarea de tiempo completo que no termina. Siempre es necesario estar atento y la seguridad total nunca está garantizada. No obstante, con medidas preventivas eficaces, el fraude se detectará adecuadamente cuando se produzca.