Untuk menjalankan bisnis yang sukses, Anda harus tetap berada di puncak rantai pasokan Anda, tetapi mungkin sulit untuk memantau semua yang terjadi.
Dalam proses penerimaan dan pengiriman produk dan bahan, ada banyak peluang di sepanjang jalan yang dapat membuat perusahaan Anda terbuka terhadap penipuan, termasuk pencurian karyawan, barang palsu, dan vendor yang tidak jujur.
Namun, sebagian besar perusahaan meremehkan seberapa dalam proses mereka diteliti, meskipun ada konsekuensi keras dari penipuan rantai pasokan. Untuk membantu meminimalkan penipuan, banyak perusahaan menerapkan praktik deteksi penipuan.
Tindakan Pencegahan
Meskipun penipuan tidak pernah bisa dihilangkan, Anda dapat mengurangi risiko dengan bersikap proaktif dan preventif secara signifikan:
Komunikasi: Dengan mengkomunikasikan integritas adalah nilai yang tidak dapat dinegosiasikan melalui pernyataan misi, buku pegangan, dan metode komunikasi lainnya, organisasi dapat bangga dengan integritasnya.
Waspadai penipuan internal: Beberapa profesional begitu asyik memaksimalkan operasi sehingga mereka mengabaikan kebocoran keuntungan dari penipuan internal dan dampak hubungan pemasok mereka pada reputasi, merek, dan hasil keuangan mereka.
Pekerjakan Orang yang Tepat: Proses akuntansi dan pengadaan dapat diotomatisasi, tetapi masih mengandalkan orang. Sangat penting untuk memecah tugas menjadi tugas-tugas terpisah sehingga tidak ada satu orang pun yang dapat mengontrol seluruh transaksi. Ini akan memastikan bahwa tidak ada satu orang pun yang bertanggung jawab atas keseluruhan proses. Karyawan yang pindah divisi atau pindah ke bagian lain perusahaan harus menghapus izin dan wewenang lama mereka. Ini mencegah karyawan mengakses informasi perusahaan secara tidak benar.
Ketahui Dengan Siapa Anda Berhadapan: Untuk memastikan produsen dan pemasok Anda tidak memiliki potensi konflik kepentingan dan memiliki reputasi baik, lakukan pemeriksaan latar belakang yang menyeluruh dan uji tuntas integritas sebelum menandatangani perjanjian kemitraan dengan mereka. Sebelum berpartisipasi dalam aktivitas bisnis apa pun, Anda juga harus memeriksa apakah persediaan stabil secara finansial. Vendor terbaik tidak akan malu menyiapkan inventaris transparan dan kebijakan pelacakan aset, dan mereka akan bersedia bekerja keras untuk menyelesaikan kesalahpahaman dan meningkatkan hubungan.
Pemeriksaan Kualitas: Dalam kasus di mana pemasok berada di negara seperti Cina dan bertanggung jawab untuk memasok barang jadi ke perusahaan di luar negeri, pemasok mungkin tidak memerlukan banyak pengawasan. Oleh karena itu, mereka bebas memanfaatkan berbagai skema yang bertentangan dengan kepentingan pembeli.
Jangan langsung mengambil kesimpulan. Penemuan faktur duplikat melalui proses analitik Anda dapat dijelaskan dalam beberapa cara berbeda. Ada kalanya kesalahan jujur dibuat, jadi pastikan Anda mengajukan pertanyaan sebelum menunjuk.
Kendalikan ruang penyimpanan dan aset Anda: Menggunakan perangkat lunak pelacakan aset dan kode batang dapat mengurangi pencurian karyawan. Anda dapat melacak pembelian dan inventaris Anda dengan menggunakan alat seperti pelacakan aset, yang memungkinkan Anda melihat di mana setiap item berada, bagaimana barang itu sampai di sana, dan siapa yang terakhir mengaksesnya. Akibatnya, lebih sulit bagi karyawan untuk mencuri barang inventaris tanpa diketahui. Tidak hanya memungkinkan untuk memantau karyawan dengan teknologi barcode dan kebijakan yang efektif, tetapi juga memungkinkan untuk menghemat waktu saat memasukkan data, melacak inventaris, dan menyiapkan prakiraan.
Kesimpulan
Pada akhirnya, menghilangkan penipuan rantai pasokan adalah tugas penuh waktu yang tidak berakhir. Mengawasi selalu diperlukan, dan keamanan lengkap tidak pernah dijamin. Namun demikian, dengan langkah-langkah pencegahan yang efektif, penipuan akan dideteksi dengan tepat ketika itu terjadi.