Per gestire un'attività di successo, devi rimanere in cima alla tua catena di approvvigionamento, ma può essere difficile monitorare tutto ciò che accade.
Nel processo di ricezione e spedizione di prodotti e materiali, ci sono molte opportunità lungo il percorso che possono lasciare la tua azienda esposta a frodi, inclusi furti di dipendenti, merci contraffatte e venditori disonesti.
Tuttavia, la maggior parte delle aziende sottovaluta l'analisi approfondita dei propri processi, nonostante le dure conseguenze delle frodi nella catena di approvvigionamento. Per ridurre al minimo le frodi, molte aziende hanno in atto pratiche di rilevamento delle frodi.
Misure preventive
Anche se la frode non può mai essere eliminata, puoi ridurre il rischio essendo proattivo e preventivo in modo significativo:
Comunicazione: Comunicando l'integrità è un valore non negoziabile attraverso una dichiarazione di intenti, un manuale e altri metodi di comunicazione, l'organizzazione può essere orgogliosa della sua integrità.
Fai attenzione alle frodi interne: Alcuni professionisti sono così presi dalla massimizzazione delle operazioni che trascurano la perdita di profitto derivante da frodi interne e l'impatto delle relazioni con i fornitori sulla reputazione, sul marchio e sui risultati finanziari.
Assumi le persone giuste: I processi di contabilità e approvvigionamento possono essere automatizzati, ma fanno comunque affidamento sulle persone. È essenziale suddividere i compiti in compiti separati in modo che nessun singolo individuo possa controllare un'intera transazione. Ciò garantirà che nessun singolo individuo sia responsabile dell'intero processo. I dipendenti che trasferiscono divisioni o si spostano in un'altra parte dell'azienda devono rimuovere le loro vecchie autorizzazioni e autorizzazioni. Ciò impedisce ai dipendenti di accedere in modo errato alle informazioni aziendali.
Sapere con chi hai a che fare: per garantire che produttori e fornitori non abbiano potenziali conflitti di interesse e siano rispettabili, condurre approfonditi controlli dei precedenti e due diligence sull'integrità prima di firmare un accordo di partnership con loro. Prima di partecipare a qualsiasi attività commerciale, è inoltre necessario verificare se le forniture sono finanziariamente stabili. I migliori fornitori non saranno timidi nell'impostare politiche trasparenti di inventario e tracciamento delle risorse e saranno disposti a lavorare sodo per risolvere i malintesi e migliorare le relazioni.
Controlli di qualità: Nei casi in cui il fornitore si trova in un paese come la Cina ed è responsabile della fornitura di prodotti finiti a un'azienda al di fuori del paese, il fornitore potrebbe non richiedere molta supervisione. Pertanto, sono liberi di usufruire di vari schemi che sono in conflitto con gli interessi dell'acquirente.
Non saltare alle conclusioni. La scoperta di fatture duplicate attraverso il processo di analisi può essere spiegata in diversi modi. Ci sono momenti in cui vengono commessi errori onesti, quindi assicurati di fare domande prima di puntare il dito.
Prendi il controllo del tuo magazzino e delle tue risorse: L'utilizzo di software e codici a barre per il monitoraggio delle risorse può ridurre i furti dei dipendenti. Puoi tenere traccia dei tuoi acquisti e dell'inventario utilizzando strumenti come il monitoraggio delle risorse, che ti consente di vedere dove si trova ogni articolo, come è arrivato e chi vi ha avuto accesso per ultimo. Di conseguenza, è più difficile per i dipendenti rubare gli articoli dell'inventario senza essere notati. Non solo è possibile monitorare i dipendenti con la tecnologia dei codici a barre e politiche efficaci, ma è anche possibile risparmiare tempo durante l'inserimento dei dati, il monitoraggio dell'inventario e la preparazione delle previsioni.
Conclusione
In definitiva, eliminare le frodi nella catena di approvvigionamento è un compito a tempo pieno che non finisce. Tenere d'occhio è sempre necessario e la sicurezza completa non è mai garantita. Tuttavia, con efficaci misure preventive in atto, la frode sarà rilevata in modo appropriato quando si verifica.