Aby prowadzić odnoszący sukcesy biznes, musisz pozostać na szczycie łańcucha dostaw, ale monitorowanie wszystkiego, co się dzieje, może być trudne.
W procesie odbierania i wysyłania produktów i materiałów istnieje wiele możliwości, które mogą narazić firmę na oszustwa, w tym kradzieże pracowników, podrabiane towary i nieuczciwych dostawców.
Jednak większość firm nie docenia, jak głęboko ich procesy są analizowane, pomimo surowych konsekwencji oszustw w łańcuchu dostaw. Aby pomóc zminimalizować oszustwa, wiele firm stosuje praktyki wykrywania oszustw.
Działania zapobiegawcze
Mimo że oszustwa nigdy nie da się wyeliminować, jesteś w stanie zmniejszyć ryzyko, działając proaktywnie i znacznie zapobiegawczo:
Komunikacja: Komunikowanie uczciwości jest wartością niepodlegającą negocjacjom poprzez deklarację misji, podręcznik i inne metody komunikacji, dzięki czemu organizacja może być dumna ze swojej uczciwości.
Bądź świadomy oszustw wewnętrznych: Niektórzy profesjonaliści są tak zajęci maksymalizacją operacji, że zaniedbują wyciek zysków z wewnętrznych oszustw i wpływ relacji z dostawcami na ich reputację, markę i wyniki finansowe.
Zatrudnij odpowiednich ludzi: Procesy księgowe i zakupowe można zautomatyzować, ale nadal opierają się na ludziach. Niezbędne jest rozbicie obowiązków na oddzielne zadania, tak aby żadna pojedyncza osoba nie mogła kontrolować całej transakcji. Dzięki temu żadna osoba nie będzie odpowiedzialna za cały proces. Pracownicy, którzy przenoszą oddziały lub przenoszą się do innej części firmy, powinni usunąć swoje stare uprawnienia i uprawnienia. Zapobiega to niepoprawnemu dostępowi pracowników do informacji firmowych.
Wiedz, z kim masz do czynienia: Aby upewnić się, że Twoi producenci i dostawcy nie mają potencjalnych konfliktów interesów i cieszą się dobrą opinią, przed podpisaniem z nimi umowy o partnerstwie przeprowadź dokładne weryfikacje przeszłości i należytą staranność w zakresie uczciwości. Przed podjęciem jakiejkolwiek działalności gospodarczej należy również sprawdzić, czy dostawy są stabilne finansowo. Najlepsi dostawcy nie będą się wstydzić ustanawiania przejrzystych zasad śledzenia zapasów i zasobów, a także będą gotowi ciężko pracować, aby rozwiązać nieporozumienia i poprawić relacje.
Kontrole jakości: W przypadkach, gdy dostawca ma siedzibę w kraju takim jak Chiny i jest odpowiedzialny za dostarczanie wyrobów gotowych do firmy spoza tego kraju, dostawca może nie wymagać dużego nadzoru. W związku z tym mogą swobodnie korzystać z różnych schematów, które są sprzeczne z interesami kupującego.
Nie wyciągaj pochopnych wniosków. Odkrycie duplikatów faktur w procesie analitycznym można wyjaśnić na kilka różnych sposobów. Są chwile, kiedy popełniane są uczciwe błędy, więc upewnij się, że zadajesz pytania, zanim wskażesz palcem.
Przejmij kontrolę nad swoim magazynem i aktywami: Korzystanie z oprogramowania do śledzenia zasobów i kodów kreskowych może ograniczyć kradzieże pracowników. Możesz śledzić swoje zakupy i zapasy za pomocą narzędzi, takich jak śledzenie zasobów, które pozwala zobaczyć, gdzie znajduje się każdy przedmiot, jak się tam dostał i kto miał do niego ostatnio dostęp. W rezultacie pracownikom trudniej jest ukraść pozycje magazynowe bez zauważenia. Możliwe jest nie tylko monitorowanie pracowników za pomocą technologii kodów kreskowych i skutecznych polityk, ale także oszczędność czasu przy wprowadzaniu danych, śledzeniu stanów magazynowych i przygotowywaniu prognoz.
Wnioski
Ostatecznie wyeliminowanie oszustw w łańcuchu dostaw to zadanie w pełnym wymiarze godzin, które się nie kończy. Pilnowanie wzroku jest zawsze konieczne, a całkowite bezpieczeństwo nigdy nie jest gwarantowane. Niemniej jednak, dzięki skutecznym środkom zapobiegawczym, oszustwa będą odpowiednio wykrywane, gdy się pojawią.